事務部

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メッセージ

総務課、職員課、会計課、医事課、健康管理センター課、外来管理課、用度課、施設環境課、情報システム課、図書課、分院総務課、分院管財課、分院医事課より構成され、健全な経営の実現と病院機能の円滑な運営の確立を目指した能率的な業務の遂行に努めております。

特色

各課の主な業務は以下の通りです。

総務課

 総務課の業務内容は大きく分けて管理業務と広報関連業務の2つがあります。
【管理業務】
管理業務の内容は多岐にわたります。各種規定の制定や変更、個人情報保護、郵便物の発送・受け取り、公印の管理、掲示物への許可、職員の健康管理やワクチン接種の実施、院内保育園の運営、宿舎や会議室の管理、警備会社・コンビニ・自動販売機・職員食堂・患者用レストラン・理容室・タクシー会社等との契約業務など裏方の役目が多いですが、職員の皆さんが安心して仕事に専念するためには必要不可欠な業務です。

【広報関連業務】
広報に関する業務は現在進行形で広げているところですが、医師・その他職員等への取材の対応、ホームページの運営、患者向け広報誌の作成、職員向けサイネージの管理、院内イベント時の写真撮影、年報・業績集の作成その他、院内の広報に関する業務のすべてを行っています。業務の大半を取材や撮影、ミーティングが占めますが、ホームページのアクセス解析を行い、そのデータを経営に反映させる検討を行うなど、大変やりがいのある業務です。また、ドラマの撮影依頼がくることもあり、華やかな世界を垣間見ることもできます。
マイナンバーデモンストレーション報道陣対応〉
〈マイナちゃんと記念撮影〉
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職員課

 職員課には、人事係、給与係、医学教育部担当係、職員係の4つの係があります。
下記に各係の業務内容を記載しておりますが、基本的には4つの係が連携を行い、出来る限りフラットな組織体制を組むことで一人ひとりが自主・自立しており、職員の方々が少しでも働きやすい職場となるよう日々努めて業務を行っております。

【人事係】
人事係の主な業務内容は、採用活動や採用手続きを行っています。病院には多職種の方々が勤務しているため各部署とのやり取りが多く、さらには、管理者とも接する機会が多い部署です。

【給与係】
給与係の主な業務は、給与計算、勤怠情報の管理など職員にとって欠かすことのできない業務を担当しています。労働基準法など法律に基づいて行う業務が多くスキルアップのできる仕事です。

【医学教育部担当係】
当院は研修病院として歴史が長く、多くの優れた医師が日々研鑽を積んでいます。医学教育部担当係は、医学部を卒業後1年目~7年目の若い医師の事務的サポートをしています。

【職員係】
職員係の主な業務は、健康保険、厚生年金保険、労働保険などの社会保険に関する事、福利厚生を担当しています。虎の門病院の縁の下の力持ちとして幅広く仕事をしています。

会計課

  1. 事業計画及び予算に関すること。
  2. 収入金の出納に関すること。
  3. 債権管理に関すること。
  4. 職員共済組合及び職員の財産形成の出納に関すること。
  5. 財務諸表及び決算の総括に関すること
  6. 不動産の管理及び処分に関すること。
  7. 税務に関すること。
  8. 支出の調査決定及び支払いに関すること。
  9. 中央図書室の会計に関すること。
  10. 職員給食事務に関すること。

医事課

医事課には医事係・保険係・料金算定係・がん診療推進係があります。
【医事係】
 統計業務、施設基準管理、救急関係事務、カルテ開示を主に担当しています。いずれの業務も統計業務が基礎となっており、正しい診療報酬の知識と正確なPCスキルが必要です。これらを活かし、病院経営のための資料も作成しています。
【保険係】
 保険請求業務を主に担当しています。保険請求業務とは、患者さんの1ヶ月の診療費をレセプト(診療報酬明細書)にまとめ、関係機関へ提出する仕事です。病院の収入に直結するため、正しい診療報酬の知識が求められます。
【料金算定係】
 入院費の計算を担当しています。パソコンを使った入力業務が中心ですが、医療制度や診療報酬の知識を必要とする上、医師・看護師・薬剤師など、他職種とやり取りをすることも多い部署です。
【がん診療推進係】
 「地域がん診療連携拠点病院」「がんゲノム医療連携病院」に関する業務を担当しています。主な日常業務は遺伝子パネル検査の運営管理です。院内外の部署と連携し、円滑な運営を維持しています。

健康管理センター課

 健康管理センター課は、虎の門病院から徒歩5分の“赤坂インターシティAIR”の5階にあり「虎の門病院付属健康管理センター・画像診断センター」として主に人間ドックを運営しています。
事務職員は、主に人間ドックを受診される方の対応を行います。当院の人間ドックは、全国でも有数の健診施設です。精度の高い検査が多数あり、アフターケアは虎の門病院で行います。丁寧さだけではなく、ひと手間を惜しまないきめ細やかさや柔軟さといった接遇力を大切にしています。人間ドックの他にも虎の門病院や地域のクリニックの患者さんを対象としてPET/CTやMRI等の画像診断機器を使用した検査も行っています。「人間ドック⇔虎の門病院/クリニック」という医療連携にも一役買っており、虎の門病院の経営における大事なセクションの一つです。

外来管理課

 外来管理課は、主に外来患者さんの診療受付や予約、料金計算を担当する部署です。外来診療が円滑に行われるよう、医師や看護師や検査部門などの他職種にも働きかけ、調整する役割を担っています。
 医事課の一部に外来担当を置いている病院が一般的ですが、当院では外来の患者さんが多く来院されるため、外来に特化した部署として外来管理課を設置しています。
 担当業務は幅広く、初診の受付、患者情報登録、予約再診の受付、予約外の受付、次回の予約、診断書の受付、総合案内、診察の準備、診察の受付、保険情報の確認、診療情報提供書(
紹介状)の受付、診療費の計算などがあります。これらの業務を当課では3つの係で分担しています。
 外来管理課には総勢80名近くの事務職員が在籍しており、雇用形態に関係なく、皆それぞれの持ち味を活かしながら業務を行っています。
  
〈2階中央待合〉 〈5階共通外来受付

用度課

 用度課は、主に病院運営で必要な医療材料や医療機器、医薬品等の調達と院内の物流管理を行う部署になります。
 当院の基本理念である“その時代時代になしうる最良の医療を提供する”を基本方針として、安心安全な品質の確認(検収業務)や市場調査を通じた価格交渉、最新の機器・物品の選定および調達、その後の修理や保守を行います。
 医療材料や医療機器、医薬品等の支出金額が病院収入に占める割合はとても大きく、システムを活用して支出の傾向の分析等を行い、関係部署と連携してコスト削減活動を行います。
 院内スタッフより日々ペン一本から数億円の高額医療器械にわたる幅の広い依頼があり、沢山の経験ができます。業務を着実に行い、患者さんへの医療の質と安全につながるよう心がけています。
〈検収業務風景〉 〈システムを活用した分析風景〉

施設環境課

虎の門病院は、地上19階地下2階、延べ床面積約85,000㎡の建物です。施設環境課では、24時間365日、病院の設備維持・管理を行っています。

【施設係】
建築・電気・衛生・搬送・空調・消防や特殊設備として医療ガス等の建物設備全般の維持管理を行っています。また、近隣にある看護師宿舎の修繕や健康管理センター(人間ドック施設)の設備維持管理等、院内・外の当院関連施設の管理を行っています。

【環境整備係】
病室のベットメイキング、患者さんへのレンタル寝具をはじめ、職員ユニフォーム、敷地内院内・外の環境保全として清掃業務、院内各所から排出される医療廃棄物等の整理・処分など多岐にわたる業務を行っています。

情報システム課

 病院内のシステムといえば「電子カルテシステム」が一番聞き覚えのある言葉とおもいまが、病院内のシステムの総称は「医療情報システム」であり、電子カルテシステムは医療情報システムの中の1つの機能になります。その全てのシステムが安定稼働するために日々の管理を行っています。また、各システムを正常に使用するためにはパソコン・プリンタ・ネットワークも正常に稼動している必要がありますので、各機器の不具合に対しての保守・故障対応を行っています。
患者さんが来院されて、受付・診察・検査・会計までの間には多くのシステムが動いていますので、円滑な連携を維持し、医療サービス向上につながるよう務めています。
〈サーバー室〉 〈診察室内電子カルテ〉 〈システム課事務室〉

医療情報管理部

 医療情報管理部は、診療において発生した診療記録と情報を管理する部署です。1人の患者さんに対して1カルテ存する膨大な量の診療記録を管理・保管しています。
 主な業務内容は、診療記録の質的点検・量的点検、国際疾病分類によるコーディング、カルテ監査、診療記録の貸出・返却・督促、院内がん登録、NCD登録、QI管理(医療の質を評価する指標)、臨床研究支援等です。
 なかでも院内がん登録は、より専門的な知識を必要とします。国立がん研究センターで開催される研修を受講し、実際の登録業務を経て、がん登録実務者の認定を目指します。
 診療情報管理士が中心となり、診療記録から様々な情報を読み取り、システムへの登録・統計を行うことで、医師やその他医療従事者、そして患者さんにとって有効な情報源となるよう、日々努めています。
〈業務風景〉 〈統計コンサルテーション(臨床研究支援室業務)〉

医療安全部・感染制御部・品質管理室

 3部署はもともと「医療の質・安全部」の医療安全対策室、感染対策室、品質管理室として活動していました。COVID-19対応で感染対策室の活動が重要となり2021年4月からは「医療安全部」「感染制御部」「品質管理室」として活動しています。共通する業務目的は「患者さんやご家族に安心、安全な医療を提供すること」「患者さんや職員、病院に出入りするすべての人の安全を守ること」です。医師、看護師、薬剤師、事務の複数の職種が机を並べて仕事をしています。所属する事務職員はそれぞれの部署の院内ラウンドや委員会等の記録作成、説明会やe-ラーニングを利用した職員への教育活動、行政や他医療機関などとの交渉といった業務を行っています

〈多職種ラウンド〉

〈院内説明会(2019年開催〉

ドクターエイド部

 ドクターエイドとは「医師事務作業補助者」の呼称です。医師の事務作業の負担を軽減し、診療に集中できる環境を整えることを目的としています。主な業務としては、医師の指示のもとに診療の事務補助や文書の下書き等を行っています。実際には、写真のように診察室に控えてカルテの代行入力をしたり、患者さんの予約調整や各種案内をしたりすることもあり、事務職員の中でも医療の現場により近いところで医師をサポートする役割があります。他部門との良好なコミュニケーションを図るとともに、患者さんが安心して受診していただけるように日々の業務に取り組んでいます。

患者支援部 医療連携センター

 患者支援部 医療連携センターは医療連携室、国際室、入退院係の3つの係からなります。
【医療連携室】
 地域の医療機関との連携窓口として、他医療機関からの紹介予約、当院へのセカンドオピニオンなど患者さんの支援・調整を行っています。また、地域の医療従事者向けの研修会を定期的に開催しています。
【国際室】
 外国人患者さんが安心して受診できるよう、調整・サポートを行っています。英語・中国語に対応する医療通訳者と医療コーディネーターが在籍しており、海外から医療渡航目的にて来日する患者さんの受診調整も行っています。
【入退院係】
 ベッドを効率的に運用できるよう、病棟看護師長と連携してベッドコントロールを行っています。入院受付では、患者さんが安心して療養生活を送れるよう、丁寧な入院予約・入院当日の事務手続きを心がけています。
〈医療連携室業務風景〉 〈入退院係(受付業務風景〉 〈入退院係業務風景〉

図書課(中央図書室)

 中央図書室は虎の門病院の9階にあります。この医学図書室は虎の門病院だけのものではなく、国家公務員共済組合連合会の図書館としての機能を果たしています。全国の系列病院の職員や他の大学病院などから依頼される文献の複写(探している論文や雑誌記事が自院の図書館に無い場合に、中央図書室に所蔵しているものや、他大学図書館などから必要な部分のコピーを取り寄せること)に対応している他、当院職員が必要とする図書及び雑誌の購入・管理をしています。最近は、オンラインジャーナルとして論文を検索出来るため、それをサポートすることもあります。業務上、他部署と協力することもあり、図書館司書の専門的な知識が必要ですが、現在、数名の司書も配属されており、教育体制が整備されています。
〈事務室内業務風景〉 〈中央図書室内風景〉

分院総務課

 分院にある事務部門の一つで、本院の総務課・職員課の出先機関としての業務を始め、会計課が管理運営している外来窓口業務等を中心に活動しています。また、研修医を中心とした医学教育部所属の医師が分院で研修を行う際の居室管理や、連合会病院が保有する中央図書室の運営管理を担当するほか、本院分院に勤務する職員の児童を対象とした虎の子保育園の運営管理、更には院内各所に掲示するための絵画等の調達などに至る様々な業務を担当し、“分院の魅力”を支え伝えることができる部署です。課内の風通しも良く、院内全職員の顔が分かるアットホームな職場環境で心地よい笑顔があふれており、敷地は明るくてまぶしさを感じるほど日当たりが良いことから、ホタル観賞や夏祭りを開催したり、院内での七夕飾り、ハロウィン、クリスマスコンサートを催すなど、四季折々の各種イベントを開催する際の主要なメンバーとしても活躍ができる部署でもあります。

分院管財課

 元々は分院総務課の一員として、専門的な業務の管理・運営を中心に担当していた施設係、整備係、用度係の3つの係を、令和2年8月に“管財課”として独立しました。それぞれの係名を見ても分かると思いますが、1号棟~3号棟、外来棟、管理棟といった分院にある5つの建物で使用する電気・ガス・上下水道などのライフラインや、空調、保安設備などの様々な施設設備の安定的な提供を実現するための施設係、院内各所の清掃や入院患者及び職員用制服を含めたリネン類の洗濯及び敷地内の庭園や木々などを管理担当する整備係、様々な医療材料や事務用品及び医療にかかわる器具備品や医療機器などの購入やメンテナンスを担当する用度係となっています。課内における職員の業務は、それぞれの係毎に採用されている外部委託業者の管理が中心となりますが、一部の実務を行いつつ院内各部署と外部業者間の調整役としての任務も担っています。

分院医事課

 分院医事課には、大きく分けて窓口業務と保険請求業務の2つの業務があります。窓口業務は、患者さんが病院を訪れた際の診療受付、入院受付を行う業務です。保険請求業務は、診療費の計算および診療報酬明細書(レセプト)を作成し保険者に請求する業務です。本院に比べると病院の規模は小さく、事務職員数も職員10名、臨時職員17名、総勢27名と少ないですが、その分個人の業務も多岐に渡ることが多く、受付から病床調整、料金計算、保険請求、施設基準に係る届出管理まで、他部門との連携を図りながら幅広く活躍しています。虎の門病院分院を訪れる患者さんが、快適かつ円滑に診療を受けられるよう自動再来受付機・外来待合表示盤・自動会計システムを導入し、接遇の向上や外来における待ち時間の短縮にも努めています。また、保険請求においては正確性・迅速性を求められます。病院の収益に直結する重要な業務であることを意識して日々の業務に取り組んでいます。
〈入院受付〉 〈診療受付〉
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